De nombreux processus importants dans l’industrie pharmaceutique produisent un grand nombre de documents. Qu’il s’agisse des ordonnances des médecins ou de la documentation sur les essais cliniques, la quantité d’informations qui doivent être conservées est stupéfiante.
Les processus liés aux documents existent à tous les niveaux du monde pharmaceutique. C’est pourquoi l’adoption d’une solution électronique pour gérer l’information. Elle peut vous aider à économiser une fortune en papier et en encre.
Qu’est-ce qu’un système de gestion des documents pharmaceutiques?
Dans l’industrie pharmaceutique, un système de gestion des documents (SGD) est une solution efficace pour le traitement de vastes volumes d’informations opérationnelles. L’acquisition d’un système de gestion documentaire numérique est essentielle pour parvenir à un environnement de gestion documentaire sans papier.
Pourquoi les entreprises pharmaceutiques ont besoin d’un système de gestion des documents?
L’industrie pharmaceutique nécessite une organisation importante pour fonctionner de manière sûre et efficace. La gestion des fichiers via une solution de gestion des documents numériques garantit le transfert et le stockage sûrs et transparents des données critiques.
Quels sont les avantages de la gestion électronique des documents?
1. Améliorer les capacités d’espace de stockage
Les logiciels de gestion électronique de documents peuvent vous aider à vous débarrasser des armoires à dossiers, des boîtes et des bacs de rangement qui envahissent votre bureau. À une époque où l’espace physique est un bien très précieux pour tout type d’organisation, il est indispensable de tirer le meilleur parti de son espace de travail.
Si certains documents sont de nature sensible et doivent exister sous forme physique, la plupart des documents peuvent être stockés sous forme de fichiers numériques sans nuire aux opérations. Au contraire, la transformation numérique des documents est un atout pour l’efficacité opérationnelle.
2. Mesures de sécurité avancées
Une grande partie des données générées et recueillies par l’industrie pharmaceutique sont de nature très sensible. Qu’il s’agisse d’informations sur les patients ou de données critiques sur les produits, beaucoup de choses peuvent être compromises si un tiers peu scrupuleux s’y introduit. De même, on ne peut ignorer la possibilité qu’un employé puisse mener une sorte d’activité secondaire douteuse en utilisant les données de votre organisation.
Dans l’industrie pharmaceutique, les documents doivent passer par de nombreuses mains. Retrouver qui a effectué une tâche particulière et à quel moment peut être compliqué. Étant donné que les données pharmaceutiques contiennent des informations exclusives et des secrets commerciaux, leur confidentialité doit être une préoccupation majeure.
L’architecture système robuste d’une solution GED moderne tient les pirates et autres tiers malveillants à l’écart des fichiers numériques. Grâce à la mise en œuvre d’algorithmes de cryptage, les documents numériques ne sont accessibles qu’aux personnes disposant des bonnes références. Le système conserve un journal des personnes qui ont accédé au système et consulté la documentation.
3. Améliorer la conformité réglementaire
Il est essentiel d’agir conformément à la loi, mais cela peut être compliqué et prendre du temps. La non-conformité aux règles et règlements peut entraîner une amende, le retrait d’une licence, voire une condamnation pour crime. Cela peut devenir un problème plus important si l’on considère que de nombreux documents ont des exigences de conformité très complexes. Considérez que même un faux pas accidentel avec la loi peut avoir de graves conséquences.
Un système de gestion de la documentation de qualité est capable de conserver des enregistrements et d’automatiser de nombreux processus liés à la conformité réglementaire. Par exemple, tous les documents sont méticuleusement classés et stockés, ce qui rend leur récupération et leur inspection incroyablement simples.
4. Gestion simplifiée des documents
Dans un environnement de bureau traditionnel, une quantité considérable de temps et d’argent est gaspillée en raison de l’utilisation de documents papier. Les documents mal classés et les imprimantes bloquées ne sont que deux des nombreux exemples de la supériorité de la documentation numérique. Le passage aux documents numériques vous permet d’optimiser les processus de gestion des documents et de tenue des dossiers.
Les documents numériques stockés dans une GED ne peuvent pas être perdus ou égarés. De plus, grâce aux processus de gestion des documents tels que le classement immédiat et les sauvegardes automatiques, un enregistrement solide et complet de toutes les données est rendu possible. Si, par exemple, un audit devait avoir lieu, toutes les informations sont faciles à consulter et à partager.
Les documents importants, tels que les plaintes ou les rappels, doivent être conservés pendant un nombre d’années indéterminé. Dans ce cas, il est important de ne pas égarer un seul document, car cela peut signifier parcourir des années de documentation pour retrouver une seule page. Bien entendu, la documentation numérique permet d’éliminer ce problème, tout en offrant un moyen beaucoup plus pratique de vérifier tout type de document.
La recherche de documents numériques est aussi simple que de taper un mot clé dans une barre de recherche. Grâce à la gestion électronique des documents, il est même possible de rechercher dans un document une expression, un mot ou une valeur alphanumérique spécifique. Cette amélioration permet à la direction d’analyser sans effort des données cruciales. Ainsi, les informations recueillies peuvent contribuer à améliorer le processus de prise de décision.
5. Meilleure communication
Les logiciels de gestion électronique de documents simplifient le flux d’informations entre collègues et services, quelle que soit la distance qui les sépare. Grâce à l’imagerie électronique, le partage de fichiers numériques par courrier électronique ou par Internet est plus facile que jamais, avec l’avantage supplémentaire que les données sont accessibles depuis plusieurs endroits.
6. Prévention des accidents
Les accidents arrivent, c’est une réalité de la vie. Qu’il s’agisse de la chute d’une personne qui doit transporter des boîtes de documents ou de la perte de volumes de données critiques dans un incendie, l’accumulation de piles de papier au bureau peut devenir un risque pour la sécurité.
Non seulement les accidents sont potentiellement dangereux, mais ils font également perdre aux professionnels du temps qu’ils pourraient utiliser pour des missions plus importantes. Il suffit d’un coup de vent par la fenêtre pour transformer une pile de papiers bien rangée en un fouillis qu’il faut reclasser.
L’un des principaux avantages des documents numériques est qu’ils n’occupent pas d’espace physique. Les solutions de gestion de documents basées sur le cloud protègent vos données contre les taches de café et les inondations de sous-sol. Grâce à des documents facilement accessibles à distance et organisés automatiquement, une GED permet d’éviter les accidents physiques et logistiques.
Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de documents
Il existe de nombreux facteurs à prendre en compte lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel de gestion de documents. Il faut réfléchir au système de GED qui répond le mieux à vos besoins, tout en recherchant une solution sûre, collaborative et rationalisée.
Pour choisir le bon logiciel de gestion de documents, il est important de prendre en compte les éléments suivants:
- Expérience du secteur
- Fonctions collaboratives
- Sécurité
- Auditabilité
- Outils de rapport
- Accessibilité
Expérience du secteur
Il est plus avantageux de choisir un système de gestion de documents spécialisé dans le secteur dans lequel vous travaillez que d’opter pour une option générique. Toutes les entreprises ne fonctionnent pas de la même manière, et certains besoins de l’industrie pharmaceutique ne seront pas couverts par un SGD ordinaire.
Application QMS pour la gestion de la qualité clinique
Fonctions de collaboration
Si une solution de GED ne permet pas aux processus de gestion des documents d’être consultés et de faire l’objet d’une collaboration par différents utilisateurs et à partir de différents endroits, elle n’offrira qu’une fonctionnalité très limitée. À mesure que le monde devient plus mobile et interconnecté, il devient nécessaire de pouvoir accéder aux informations importantes à partir de plusieurs endroits à la fois.
Une solution de gestion de documents basée sur le cloud permet aux employés d’accéder aux fichiers dont ils ont besoin pour travailler, quel que soit leur emplacement. En créant un flux de communication rationalisé, la GED basée sur le cloud permet aux collègues de visualiser, partager et co-rédiger des documents en temps réel.
Sécurité
Un système de gestion des données dont les fonctions de sécurité sont insuffisantes fait courir à vos données le risque d’être consultées par des pirates et d’autres tiers malveillants. Il ne s’agit pas seulement d’informations sur votre travail, mais aussi de votre identité et de celle de vos partenaires et employés. Assurez-vous de choisir une solution SGD qui offre une infrastructure de sécurité robuste.
Auditabilité
La sécurité ne consiste pas seulement à mettre vos données à l’abri des regards indiscrets. La responsabilité est importante pour l’intégrité des opérations ainsi que pour la conformité réglementaire. La possibilité de contrôler l’accès aux informations, y compris la capacité de suivre les actions effectuées sur les éléments stockés, permet de rationaliser le processus de gestion pharmaceutique.
Outils de rapport
Les tâches quotidiennes des responsables et des employés seront grandement simplifiées s’ils ont accès à des rapports détaillés. Une plateforme logicielle de gestion de documents doit contenir des outils de reporting modernes capables de générer des rapports en toute simplicité. Les meilleures solutions de GED permettent aux utilisateurs de personnaliser leurs rapports en fonction de leurs besoins particuliers.
Accessibilité
Un système de gestion de documents peut avoir toutes les fonctions avancées du monde, mais si elles ne sont pas faciles à accéder et à utiliser, c’est comme si elles n’existaient pas. N’oubliez pas que la mise en œuvre d’un nouveau type de technologie s’accompagne d’une courbe d’apprentissage, et que chaque employé qui est censé utiliser le logiciel doit apprendre les ficelles du métier. Investir dans un système de GED doté d’une interface utilisateur moderne vous fera gagner beaucoup de temps.
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Système de gestion des documents pharmaceutiques
Agatha SOP est une application basée sur le cloud qui est utilisée par les entreprises pharmaceutiques cherchant à améliorer la qualité de leurs opérations numériques. Notre solution fournit des enregistrements d’audit, des modifications documentées et des signatures électroniques pour garantir que chaque activité est entièrement documentée et prête à être inspectée.
En implémentant Agatha SOP, vous avez accès à de nombreux avantages, notamment:
- Formulaires et rendus personnalisés: Les utilisateurs d’Agatha SOP peuvent exploiter des formulaires pour piloter des processus basés sur des métadonnées et utiliser des métadonnées pour générer des rendus.
- Prévisualisation et annotations de base: Vous pouvez prévisualiser et annoter des documents PDF et Office, ainsi que des images.
- Rapports inter-espace de travail: Vous pouvez créer des vues et des rapports à travers les espaces de travail et exporter les résultats vers Excel pour créer des tableaux de bord.
- Cloud sécurisé: Agatha SOP est hébergé dans un service cloud hautement sécurisé qui répond aux besoins des clients soucieux de la sécurité.
- Préparation facile des audits: Vous pouvez simplifier la préparation des audits grâce à des documents POS complets, des dossiers de formation précis et des vues et rapports spécialisés pour les inspecteurs.
- Boîte à outils d’intégration avancée: Vous pouvez utiliser l’API Rest d’Agatha pour permettre aux applications de télécharger ou d’exporter des éléments depuis Agatha (documentation et exemple de code inclus).
La meilleure façon de savoir si notre application répond à vos besoins spécifiques est de l’essayer et la bonne nouvelle est que nous offrons un essai gratuit!