Le dossier du site de l’investigateur (ISF) est un élément crucial de la recherche clinique. La tenue d’un ISF efficace et conforme est le meilleur moyen pour un site d’essai clinique de garantir le développement efficace et conforme des procédures de recherche clinique.
Qu’est-ce qu’un dossier du site de l’investigateur?
Le dossier du site de l’investigateur (ISF) est une collection de documents requis pour le développement d’essais cliniques. Un ISF contient des documents essentiels qui garantissent à l’investigateur et au site d’essai clinique qu’ils respectent les exigences réglementaires décrites dans les directives ICH et BPC.
La documentation trouvée dans un ISF permet l’évaluation de la conduite de l’essai ainsi que l’évaluation de la qualité de toutes les données produites. Ces documents jouent un rôle clé dans les résultats de la recherche clinique.
Quelle est la différence entre un dossier principal d’essai et un dossier du site de l’investigateur?
Un dossier principal d’essai (TMF) représente l’histoire complète d’une étude et est détenu par un sponsor. En revanche, l’ISF est détenu par les sites et représente l’histoire de l’étude du site particulier qui le détient. Un TMF nécessite l’inclusion d’un ISF pour chaque site participant à l’étude.
La gestion des documents TMF et ISF peut être considérablement simplifiée par la mise en place de versions électroniques de ces documents. Appelées respectivement eTMF et eISF, elles facilitent l’échange d’informations entre le promoteur et les sites.
Les 8 principales fonctionnalités eTMF
Quel est l’objectif du dossier du site de l’investigateur?
Un ISF est constitué de documents relatifs à l’essai clinique qui permettent d’évaluer la qualité de la recherche, la conduite de l’essai et la conformité aux normes réglementaires.
Cependant, les dossiers électroniques du site de l’investigateur (eISF) peuvent également servir un second objectif. Les différentes parties impliquées dans le processus de recherche, telles que le sponsor, le CRO et les multiples sites, peuvent utiliser un eISF comme un canal de communication et de collaboration simplifié. Un eISF offre des capacités de contrôle à distance, permettant aux moniteurs d’accéder aux fichiers et d’effectuer des tâches d’inspection sans avoir à quitter le confort de leur bureau.
Avantages de la gestion électronique des documents dans l’industrie pharmaceutique
Qui est responsable du dossier du site de l’investigateur?
La personne chargée de garantir l’intégrité d’un ISF est l’investigateur principal (IP). L’IP doit être impliqué dans l’ISF avant le début de l’étude. De même, il doit mettre à jour le dossier chaque fois que des documents pertinents et applicables sont produits.
L’IP est également responsable de s’assurer que l’étude est menée conformément aux réglementations applicables, au plan d’investigation et à la déclaration de l’investigateur signée. L’ISF conserve la documentation qui aide l’IP à certifier que toutes les exigences de déclaration sont respectées.
Que contient le dossier du site de l’investigateur?
Les informations contenues dans le dossier du site de l’investigateur sont destinées à préserver toutes les données relatives à une étude. Les données ISF doivent contenir des informations sur une étude avant, pendant et après sa réalisation.
Avant un essai clinique
Les documents suivants doivent être présents dans un ISF avant le début officiel d’un essai clinique:
- Brochure de l’investigateur (IB): Ce document présente des informations scientifiques sur le produit expérimental.
- Protocole d’étude: Les informations sur le protocole actuel doivent être incluses, ainsi que les amendements et les protocoles historiques.
- Documentation sur le consentement éclairé: Il s’agit des informations données aux sujets de l’essai (les patients). La documentation pertinente comprend les formulaires de consentement ainsi que tout autre élément d’information écrit à l’appui de l’obtention du consentement. Tout matériel publicitaire pertinent pour le recrutement est également nécessaire.
- Accords financiers et d’assurance relatifs aux essais cliniques
- Accords signés: Tous les accords entre les parties concernées doivent être inclus. Il s’agit notamment des accords entre un investigateur et un sponsor, un CRO et d’autres autorités.
- Examen et approbation de l’IRB
- Approbation du protocole par l’autorité réglementaire
- Curriculum Vitae: La documentation doit définir les qualifications et l’éligibilité pour mener l’essai, y compris les curriculum vitae et les certifications de tout le personnel de recherche.
- Valeurs normales ainsi que les fourchettes des tests (le cas échéant)
- Instructions pour le produit expérimental
- Instructions pour la manipulation du matériel lié à l’essai
- Dossiers d’expédition du matériel lié à l’essai
- Procédures de décodage des essais en aveugle
- Rapport de surveillance préalable à l’essai: Documents permettant de vérifier que le site est adapté à la réalisation de l’essai. Cela comprend les données qui certifient que les procédures ont été examinées par le personnel chargé de l’essai.
Pendant un essai clinique
De nombreux documents relatifs aux essais cliniques sont appelés à évoluer au fur et à mesure que la recherche se développe. De même, la disponibilité de nouvelles informations entraîne l’ajout de documents supplémentaires.
Les informations suivantes doivent être ajoutées:
- Mises à jour de la brochure de l’investigateur
- Révisions des documents relatifs à l’essai: Ceci inclut le protocole et les formulaires de consentement éclairé.
- Examen de l’IRB
- Approbation des modifications et des révisions: Tant de la part de l’IRB que des autorités réglementaires.
- Curriculum Vitae du nouveau personnel
- Révisions des valeurs et plages normales des tests
- Dossiers d’expédition supplémentaires pour le matériel lié à l’essai
- Communications pertinentes: Y compris les lettres, les notes de réunion et les notes d’appels téléphoniques.
- Documents sources: Il s’agit de la documentation liée à l’existence des patients qui permet de vérifier l’intégrité des données recueillies.
- Formulaires de rapport de cas (CRF): Ils doivent être remplis, signés et datés. Les éventuelles corrections qui y sont apportées doivent également être incluses.
- Rapports sur les événements indésirables graves
- Notification des informations de sécurité par le promoteur
- Rapports à l’IRB: les rapports intermédiaires ou annuels doivent être inclus.
- Registre de sélection des sujets
- Liste des codes d’identification des sujets
- Liste d’inscription des sujets
- Responsabilité des produits de recherche: Ceci certifie que le médicament a été utilisé conformément au protocole.
- Feuille de signatures
- Registre des échantillons conservés
Après un essai clinique
L’achèvement d’un essai clinique produira une quantité supplémentaire de documentation. La documentation finale suivante doit être ajoutée:
- Comptabilité finale des produits expérimentaux
- Documentation de la destruction des produits expérimentaux: Tous les produits médicamenteux non utilisés destinés à l’achèvement de l’essai clinique doivent être documentés s’ils sont détruits sur le site de l’étude.
- Liste des codes d’identification des sujets achevés
- Rapport final: Ces documents valident l’achèvement d’un essai clinique.
- Rapport d’étude clinique: Ce document décrit les résultats et l’interprétation de l’essai clinique.
Quels sont les documents requis pour les dossiers des investigateurs?
Chaque document essentiel produit au cours du développement d’un essai clinique doit être inclus dans l’ISF dans les 5 jours ouvrables suivant sa disponibilité. Cela inclut toute correspondance pertinente. La documentation doit être facilement disponible pour la surveillance, les audits du promoteur et les inspections réglementaires.
Documents essentiels
La documentation clé qui doit être incluse dans un ISF comprend:
- Le protocole de l’essai
- La fiche d’information du participant et les formulaires de consentement
- La brochure de l’investigateur
- Les documents réglementaires
- Les demandes et les approbations
- Les registres de délégation
- Les rapports de sécurité
- La correspondance entre le personnel du site désigné et le promoteur
Dossier de pharmacie
Le cas échéant, un dossier de pharmacie doit également être ajouté à un ISF. Les dossiers de pharmacie sont conservés à la pharmacie du site. Le pharmacien délégué est responsable de la tenue des dossiers pharmaceutiques.
Les dossiers de pharmacies contiennent les informations suivantes:
- Une liste des participants recrutés
- Les détails d’expédition du produit de recherche
- Les reçus
- Les documents de comptabilité
- Un protocole d’essai à jour
- La brochure de l’investigateur
Autre documentation
Toute information relative aux événements indésirables (EI) et à leurs variations doit également être incluse dans un ISF. Si l’ISF est conservé sous la forme d’un ensemble physique de documents, certaines informations doivent figurer sur la couverture et le dos du dossier qui le compose.
Les informations suivantes doivent se trouver dans un dossier ISF papier:
- Un numéro de référence du comité d’éthique de la recherche humaine (HRECS)
- Le numéro de projet local du HRECS
- Le nom de l’investigateur principal
- Le nom de l’étude
Chaque fois qu’un document est retiré d’un ISF, une note expliquant la raison de ce retrait doit être incluse. Des informations sur l’endroit où le document a été déplacé sont également requises. Le processus de gestion des documents cliniques peut être considérablement simplifié par un eISF. Cette solution met en œuvre une technologie numérique pour organiser et améliorer les dossiers d’essais cliniques. L’eISF est le choix préféré des auditeurs et des organismes de réglementation.
Combien de temps le dossier du site de l’investigateur doit-il être conservé?
Les organismes de réglementation ont des exigences distinctes en matière de conservation des données de recherche. Par exemple, tous les dossiers de recherche doivent être conservés pendant au moins trois ans après la fin de la recherche afin de se conformer aux règlements de l’International Review Board (IRB). Les chercheurs doivent conserver les documents pendant la période la plus longue possible.
Les réglementations applicables sont les suivantes:
- FDA: Tout dossier de recherche impliquant des médicaments, des dispositifs ou des produits biologiques doit être conservé pendant 2 ans après l’approbation de la demande de commercialisation.
- OHRP: Les dossiers doivent être conservés pendant 3 ans après l’achèvement de la recherche.
- HIPAA: Les dossiers doivent être conservés pendant 6 ans après la signature de l’autorisation par les sujets.
- VA: Les dossiers actuels de toute recherche doivent être conservés indéfiniment.
- Exigences du sponsor: Elles sont stipulées dans le contrat.
- Exigences relatives aux brevets de l’UF: Les données de recherche doivent être conservées pendant toute la durée du brevet.
eISF pour les essais cliniques
L’eISF Agatha est la meilleure solution pour les entreprises qui souhaitent améliorer la qualité et la rapidité de la gestion des documents cliniques. Les informations virtuelles sur les essais cliniques fournies par l’eISF Agatha offrent de nombreux avantages par rapport à leurs homologues analogiques.
Grâce à Agatha, la surveillance des sites à distance est rendue rapide et facile. Le logiciel minimise les coûts et les efforts liés à la surveillance des sites cliniques. Des formulaires de rapport standardisés et d’autres documents de recherche clinique garantissent que tous les dossiers sont prêts à être inspectés dès leur création. Les utilisateurs peuvent partager le contenu des classeurs en temps réel avec toute personne qui en a besoin, améliorant ainsi la façon dont les opérations cliniques sont effectuées.