IFCT améliore sa gestion de documents Qualité et RH avec Agatha SOP
L’Intergroupe Francophone de Cancérologie Thoracique (IFCT) est une association loi 1901 de recherche académique indépendante à but non lucratif spécialisée en oncologie thoracique. Créé en 1999, l’IFCT sponsorise la recherche clinique pour améliorer la survie et la qualité de vie des patients atteints d’un cancer du poumon.
Les processus manuels sur papier ne suffisaient plus
L’IFCT stockait les documents Qualité et RH dans un environnement partagé. Les documents Qualité étaient gérés par le responsable Qualité (création, révision, mise à jour, diffusion et archivage des documents), tandis que chaque salarié était responsable de sa propre documentation RH (fiche de poste, training logs, attestation de formations…).
Le processus de gestion manuelle et principalement sur papier devenait de plus en plus difficile à gérer. La liste des documents était, par exemple, gardée sur une feuille de calcul Excel et les employés avaient du mal à s’y retrouver et ensuite accéder aux documents. De plus, les réviseurs/approbateurs signaient les versions papiers des documents ; alors que les employés devaient confirmer la complétion d’une formation ou prise de connaissance d’un document sur des feuilles distribuées et ensuite classées et archivées par le responsable Qualité.
Alors que le nombre de documents dans l’environnement partagé augmentait et que la gestion des documents devenait de plus en plus difficile, l’IFCT a conclu que le temps était venu d’opter pour outil technologique permettant de faciliter l’accès aux documents, ainsi que le processus de révision et d’approbation. L’IFCT recherchait donc non seulement une solution permettant de stocker les documents et d’en faciliter l’accès, mais un outil qui permettrait également l’automatisation des processus de révision/approbation/confirmation, ainsi que le suivi et l’audit de toute action prise au niveau des documents Qualité tout au long de ces processus.
« Lorsque votre environnement partagé atteint un grand nombre de documents s’appliquant à plusieurs départements, une application de gestion de documents (SOP) devient indispensable. Les solutions maison de documents partagés ne sont alors plus viables. »
directeur, IFCT.
La gestion de l’ensemble de ces documents, manuelle, s’appuyait donc fortement sur le format papier. À terme, cette situation est devenue de plus en plus difficile à gérer pour tout le monde.
En parallèle, le nombre de documents dans l’espace informatique partagé était en augmentation constante. Une problématique qui, bien sûr, ne permettait pas aux salariés de s’adapter pleinement à une telle organisation. En conséquence, l’IFCT a rapidement émis une conclusion : un nouvel outil technologique était nécessaire. Idéalement, celui-ci devait faciliter la gestion des documents.
En résumé, l’IFCT avait besoin d’une solution qui permettait de stocker ces documents, et d’en faciliter l’accès.
Cet outil devait également être en mesure d’automatiser divers processus (révision, approbation, confirmation). Tout au long de ces processus, le logiciel devait aussi permettre le suivi et l’audit de toute action prise au niveau de la documentation qualité.
La solution Agatha SOP semblait être un bon candidat pour résoudre la problématique rencontrée par l’IFCT.
« L’équipe d’Agatha, serviable et toujours de très bonne humeur, était là pour nous accompagner dès le début. Le processus de mise en œuvre est réalisé sur plusieurs semaines. A chaque question ou anomalie, une solution a été apportée quasiment immédiatement. Nous avons pu avancer de manière efficace. »
Carine Robert
responsable Qualité, IFCT
Comment Agatha SOP a aidé à améliorer les processus
Depuis la mise en œuvre de l’application de procédures opérationnelles standard (SOP) d’Agatha, une amélioration marquée des processus Qualité est observée. Désormais, la gestion des documents n’est plus sous la responsabilité d’une seule personne (Responsable Qualité), réduisant ainsi le risque de non-conformité due à l’erreur humaine.
La mise en œuvre s’est déroulée rapidement et l’équipe des services professionnels d’Agatha a pris en charge l’ensemble du processus. Les employés de l’IFCT considèrent l’application Agatha SOP efficace et facile à utiliser.
À ce jour, vingt-cinq employés utilisent Agatha SOP dans l’entreprise.
« Avec Agatha SOP, nous avons mis en place un processus rationalisé de gestion des documents Qualité qui était beaucoup plus complexe auparavant. Grâce à la gestion automatisée des versions, de la révision et de l’approbation, les usagers trouvent beaucoup plus rapidement les documents voulus ; et le suivi de la formation des employés par les RH est grandement simplifié et efficace »
Franck Morin
directeur, IFCT