Quelles sont les exigences de la FDA en matière de piste d’audit pour les essais cliniques?

Les pistes d’audit sont une exigence essentielle des systèmes de gestion des essais cliniques. Ces enregistrements générés par ordinateur capturent toute l’activité du système et sont des outils précieux pour maintenir un haut niveau d’intégrité des données. Ils sont extrêmement utiles aux équipes d’étude et aux organismes de réglementation. 

Qu’est-ce qu’une piste d’audit?

Une piste d’audit est un enregistrement électronique généré par un ordinateur qui permet d’examiner le déroulement des événements liés à la création, à la modification et à la suppression d’un document électronique. La loi exige que chaque document d’essai clinique produit à l’aide de systèmes informatiques soit suivi par une piste d’audit.

Une entrée de piste d’audit fournit des informations sur: 

• Qui a accédé à un document
• Les actions qu’ils ont effectuées avec le document
• Quand le document a été consulté
• À partir de quel endroit le document a été consulté

Les pistes d’audit sont une exigence des systèmes de gestion des essais cliniques qui contiennent des données sur les patients et l’essai clinique lui-même. Les données des pistes d’audit peuvent également être utilisées pour répondre à des questions essentielles sur les soins aux patients et la qualité de vie, ainsi que sur la politique des soins de santé et d’autres sujets similaires.

Il est important de comprendre la distinction entre les pistes d’audit et les registres. Les systèmes informatisés tiennent des registres de leurs performances afin de fournir aux techniciens informatiques des données pour les activités de dépannage. En revanche, les pistes d’audit contiennent une autre forme d’information. 

Par exemple, les pistes d’audit peuvent enregistrer les données essentielles des signatures électroniques, comme l’heure à laquelle un document a été signé. Il est courant que les systèmes de signature électronique conservent des registres indiquant le moment et l’endroit où un document est signé, en plus des informations sur la personne qui a signé le document. Les pistes d’audit éliminent les discussions sur l’authenticité et la fiabilité des documents en fournissant des informations claires sur l’historique d’un document.

Les données contenues dans les pistes d’audit sont destinées à être utilisées par les équipes cliniques, les promoteurs, les organismes de réglementation et autres professionnels. En raison de leur caractère frontal, il est dans le meilleur intérêt de toutes les parties impliquées dans une étude clinique de disposer de pistes d’audit simples d’accès et faciles à parcourir.

La piste d’audit de la FDA est-elle exigée par le Code des règlements fédéraux des États-Unis?

Le Code of Federal Regulations cite les pistes d’audit comme une mesure obligatoire pour garantir l’authenticité, l’intégrité et la confidentialité des documents électroniques. Toutes les personnes qui utilisent des systèmes fermés pour la création, la modification, la maintenance ou la transmission de documents électroniques sont tenues de mettre en place des pistes d’audit (source).

L’utilisation d’une piste d’audit sécurisée, générée par ordinateur et horodatée est explicitement listée par la FDA comme une exigence réglementaire sous le titre 21, partie 11 du Code of Federal Regulations (CFR). La loi exige qu’un enregistrement indépendant soit produit chaque fois qu’un enregistrement électronique est créé, modifié ou supprimé. L’heure des entrées de l’opérateur doit être consignée et aucun effort ne doit être fait pour modifier les données de la piste d’audit.

Les exigences de la règle prédictive applicable dictent que des dossiers précis doivent être conservés tout au long d’un essai clinique. Le CFR stipule que la documentation de la piste d’audit doit être conservée aussi longtemps qu’elle est requise pour les enregistrements électroniques concernés. En outre, la FDA doit être en mesure d’examiner et de copier les données de la piste d’audit.

Pourquoi les pistes d’audit sont-elles importantes pour les essais cliniques?

Les pistes d’audit simplifient grandement la préparation d’un audit. En outre, elles offrent aux utilisateurs un large éventail d’avantages, comme l’accès à une vue complète de l’historique d’un document. Il est donc très avantageux pour les équipes cliniques de posséder des pistes d’audit bien structurées et facilement accessibles.

Les avantages des pistes d’audit sont les suivants: 

• Audits simplifiés: Effectuer périodiquement des travaux d’audit peut être une tâche très stressante et fastidieuse. Grâce à la capacité des pistes d’audit à conserver des enregistrements bien organisés de toutes les activités, ce processus est considérablement simplifié. Cela profite à la fois aux auditeurs et aux personnes auditées. Les premiers sont en mesure de terminer leur travail plus rapidement, tandis que les seconds peuvent réduire le stress et l’argent dépensé en frais d’audit.
• Amélioration de la sécurité des informations: Les données cliniques sont de nature très sensible, ce qui les rend vulnérables aux failles de cybersécurité. En outre, les incohérences dans les opérations peuvent être le fruit d’une intention malveillante. Les pistes d’audit donnent un aperçu clair de toutes les actions effectuées sur les documents et permettent ainsi de découvrir tout type de malveillance, qu’elle provienne de sources externes ou internes. 
• Efficacité opérationnelle accrue: Les pistes d’audit donnent aux utilisateurs une vue claire de l’historique complet d’un document. Les enquêteurs peuvent utiliser les pistes d’audit pour suivre leurs succès et leurs difficultés et en tirer des conclusions. Ainsi, leur mise en œuvre permet de gagner du temps et d’augmenter la vitesse à laquelle les décisions critiques sont prises.
• Détection des problèmes: Les équipes peuvent utiliser les données des pistes d’audit pour reconstituer la série d’événements qui ont conduit à tout type de résultat, positif ou négatif. L’accès facile à ces informations renforce la capacité des chercheurs à détecter les problèmes actuels et à prévenir les problèmes futurs.
• Responsabilité de l’utilisateur: L’enregistrement perpétuel des documents favorise le comportement approprié de tous les utilisateurs. Les actions étant liées à l’identité des utilisateurs, il est toujours possible de savoir qui est à l’origine de toute activité. Les problèmes tels que l’utilisation inappropriée d’informations, les modifications non autorisées ou l’introduction de logiciels malveillants seront automatiquement enregistrés. 

Les deux types d’examen de la piste d’audit

Il existe deux principaux types d’examens de la piste d’audit: 

Les revues régulières des pistes d’audit

Ces pistes d’audit sont destinées à être examinées en tandem avec leur enregistrement GxP parent. Les recommandations de la FDA stipulent que les pistes d’audit qui affichent les modifications apportées aux données critiques doivent être examinées en même temps que chaque enregistrement et avant l’approbation finale. Les pistes d’audit qui enregistrent les modifications apportées aux séquences d’exécution des échantillons, à l’identification des échantillons ou aux paramètres critiques du processus sont soumises à des examens réguliers. Il en va de même pour l’historique des modifications apportées aux résultats des tests de produits finis.

Révisions planifiées des pistes d’audit

Ces pistes d’audit doivent être examinées périodiquement. Ce type d’examen est plus complexe que son homologue régulier. Les applications d’entreprise effectuant des révisions programmées doivent être planifiées en conséquence. Les propriétaires et administrateurs de systèmes doivent prendre en compte le temps, les efforts et les coûts liés à l’exécution des révisions programmées. Ce processus peut devenir un défi lors de l’utilisation de logiciels existants, car les pistes d’audit générées par les applications existantes peuvent n’être accessibles qu’aux programmeurs.

Qui doit examiner une piste d’audit?

Les processus d’audit sont généralement menés par le sponsor de l’étude ou par un organisme de réglementation tel que la FDA. L’investigateur principal (PI) est généralement informé avant un audit. 

La FDA a mis en place le programme d’inspections et d’audits BIMO (Bioresearch Monitoring) afin de garantir les plus hautes normes de qualité et d’intégrité. Toutes les données doivent être attribuables, originales, précises, contemporaines et lisibles, qu’il s’agisse d’enregistrements électroniques ou sur papier. 

Des audits de gestion des fournisseurs peuvent être réalisés pour évaluer la qualité des processus. Cela peut aider à identifier les zones de risque potentiel, à adopter de meilleures normes de qualité organisationnelle et à améliorer les pratiques de gestion des documents. 

Les logiciels modernes de gestion des documents étant capables de gérer automatiquement les procédures de conformité, ils confèrent à leurs adoptants un avantage opérationnel considérable et des capacités d’évaluation des risques. Les solutions logicielles modernes offrent une approche des pistes d’audit basée sur les risques, ce qui aide les utilisateurs à identifier et à résoudre facilement les risques liés à l’intégrité et à la conformité des documents.

On peut s’assurer que le site est prêt pour un audit en: 

• Fournissant un environnement confortable pour que l’auditeur puisse accomplir ses tâches.
• S’assurer que tout le contenu du fichier principal d’essai (TMF) est à jour et conforme. Ceci est considérablement facilité par le logiciel eTMF.
• Tenir à jour les curriculum vitae et les certificats de bonnes pratiques cliniques (BPC) de tout le personnel de l’étude.
• Certifier que toute la correspondance est signée, datée et correctement classée.
• Tenir à jour les procédures opérationnelles standard (SOP) spécifiques au site.
• S’assurer que la collecte d’échantillons est conforme aux procédures opérationnelles standard et aux directives de bonnes pratiques cliniques.

Avantages de la gestion électronique des documents dans le secteur pharmaceutique

Quand commence la piste d’audit? 

Une piste d’audit crée un enregistrement étape par étape de la recherche clinique, qui remonte au début d’une étude clinique. En règle générale, les enregistrements de la piste d’audit sont évalués lorsque l’intégrité ou l’exactitude des enregistrements sont mises en doute. 

Le même niveau de suivi n’est pas requis pour toutes les études. L’importance du suivi des données peut varier en fonction de la nature des valeurs critiques affectant l’étude. Par exemple, les recherches qui traitent de la randomisation peuvent produire de plus grandes quantités de données de suivi.

L’examen de la piste d’audit est-il obligatoire dans les essais cliniques?

Les directives de la FDA concernant les systèmes informatisés utilisés dans les essais cliniques prévoient l’obligation de disposer de pistes d’audit. La création, la modification et la suppression de tous les enregistrements sous forme électronique doivent être documentées chronologiquement, conformément à la loi. Les pistes d’audit sont conçues pour remplir cet objectif.

Quelles sont les exigences de la FDA en matière de piste d’audit?